資料をデータファイルで保存する場合に大切なことは、データファイルを開かなくてもその内容がわかる名前をつけることです

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控除証明書、ぞくぞくと届いています

 

資料をデータで保存する

ペーパーレス化により、資料をデータで保存することが増えてきました

いろいろなメリットがありますが、そのうちの1つが

パソコンやスマホがあれば、いつでもどこでも資料を確認できることです

 

出かけた先で急に資料を確認したくなったとき

以前だったら出先から事務所に連絡をして、スタッフに「あの資料を確認して」とお願いしなければいけませんでした

今は出先から自分で資料を確認することができます

 

データ保存するときに大切なこと

資料をデータ保存するときに大切なことがあります

そのデータファイルを開かなくても、そのデータの内容がわかる名前をつけること

 

スキャンしたデータ資料やクラウドサービスからダウンロードした資料は

名前を変更しない限り、アルファベット等がランダムに並ぶ名前になってしまうこともあります

そういう名前のデータファイルは、名前を見ただけでは何のファイルかわかりません

一度開いてみて、この資料か!とわかるのです

 

手間ですよね。。。

あの資料を探したい!と急いでいるときは、イラっとしちゃいますよね。。。

 

だから名前が重要なのです

 

データファイルに名前をつけるコツ

自分しか見ないデータファイルの場合は、自分ルールで名前をつけてよいでしょう

他人と共有するデータファイルの場合は、他人がみても何のデータファイルなのかがわかるような名前をつけましょう

 

・データファイルの内容がわかるタイトル

・日付

・作成した人(不特定多数の人で共有する場合)

この3つがファイル名に入っていれば完璧です

 

「タイトル」

たとえば請求書の場合

「△△様 〇〇〇請求書」→→〇〇〇には商品やサービス名、イベント名など請求内容を入れる

「△△様 〇月分請求書」→→毎月請求する場合は、10月分請求書、201910請求書、とする

誰に宛てた請求書か、どんな請求内容なのか、タイトル名からわかるといいですね

 

「日付」

どんどん上書きしていくようなデータには日付が必要ありませんが

同じタイトルのデータファイルがいくつもある場合は、日付から探すこともできます

データを作成した日付、データを送った日付、自分で一番わかりやすい日付をつかえばよいと思います

 

母さん税理士の場合、お客様とのミーティングで毎回作成する「ミーティング資料」というタイトルのデータファイルがいくつもあります

ミーティングの日付をファイル名に入れることで、いつ、誰とのミーティング資料なのかをファイル名から判別することができます

「191026 ミーティング資料」という感じですね

 

「作成した人」

不特定多数の人がデータを共有する場合、誰が作成(更新)したデータなのか

ファイル名からわかるといいでしょう

 

ファイル名をそろえる

「鈴木様 1910請求書」

「すずき様 10月請求書」

「鈴木麻紗子 1910請求書」

どれも同じ内容ですが、見た目バラバラ、ファイルの並び替えをしても名前順、日付順に並びません

 

半角全角、大文字小文字をそろえましょう

見た目もそろいますし、検索しやすくなります

 

 

データファイルの名前を意識してつけてみましょう

探しているデータファイルが、ぱっとみつけることができると仕事もはかどりますよ!

 

冒頭の写真は生命保険料控除証明書の封書です

データ保存するならば

「2019生命保険料控除(〇〇〇)」→〇〇〇は保険会社の名前

こんなファイル名はどうでしょうか!

 

~今日のつぶやき~

今週末は、子供たちのピアノ発表会

初めて行くホールなので、迷わず行けるかちょっと不安

早めに家を出ようと思います

 

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